En mi vida he dirigido cientos de proyectos. Y creo que mi mayor fallo ha sido aceptar una serie de cosas que no son así. Y me costaron caro. Puede haber sido exceso de confianza, demasiada relajación, dejarme llevar por otros, pecar de presuntuoso, o simplemente inexperiencia.
El caso es que ahora que asesoro a equipos de trabajo en el desarrollo de proyectos, sigo escuchando las mismas frases que antes decía yo. Claro que hay muchas, pero hay cuatro que se repiten mucho. A ver si te suena alguna…
1 «Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y está alineado»
Ni de broma. Al principio del proyecto ya puedes definnir unos objetivos concretos, marcar “deadlines” y plazos claros, o echar horas y “currar mucho” en las próximas semanas… y eso no garantiza nada. De hecho hablar solo al principio no va a evitar que algunos vayan en direcciones opuestas, que haya duplicidades, retrasos sin comunicar, bloqueos o parones que afecten a otros, etc.
Esa “alineación” se consigue primero con todo eso, por supuesto, pero después con un SEGUIMIENTO que garantiza la coordinación entre los que trabajan en ese proyecto.
2 «Aquí hay gente muy buena. Se trabaja en equipo. El proyecto saldrá»
Pues tampoco. Y por cierto, ¿qué es eso de «trabajar en equipo»? En serio. Que alguien me lo explique porque llevo escuchando esa expresión desde niño y todavía no me he enterado. Ahora, si me hablas de cosas como «comunicar claramente cada fecha y plazo de entrega», «avisar a tiempo de ciertos retrasos o bloqueos», «trabajar sin interrumpir tanto, respetando la atención de los demás», «tener reuniones cortas y (en serio) productivas», y «hacer un seguimiento serio de lo que estamos haciendo y de lo que vamos a hacer», entonces ya me voy enterando más.
Tener la mejor gente del mundo (individualmente) implica que además tendréis que crear-acordar una cultura interna de trabajo común. Con unos hábitos y mecanismos que os permitan sacar lo mejor de cada uno para volcarlo en ese proyecto.
3 «Tenemos recursos de sobra. Gente buena volcada en el proyecto»
No es verdad. O puede no ser verdad. Puede haber gente muy buena trabajando un montón haciendo cosas que no valen para nada. Podéis estar perdiendo muchos recursos en trabajo basura o tareas intrascendentes que no suman. Tanto el responsable del proyecto como cada persona tienen que vigilar en qué cosas están gastando su Tiempo-Energía-Atención, con una pregunta esencial: «¿Qué 5-10 cosas de esta semana van a generar el mayor impacto en esta fase? del proyecto».
A lo largo de un proyecto “hay que trabajar mucho”, por eso más que nunca os interesa cumplir la regla del 80/20… que el 20% de las cosas suelen generar el 80% de los Resultados. Si consigues eso con la gente buena que estáis ahí, verás qué diferencia…
4 «Vamos con retraso pero llegaremos. Solo tenemos que apretar un poco más»
Falso. Bueno sí… Sí que vais a llegar, terminar y entregar o lanzar ese proyecto. Pero… ¿va a ser lo mejor que podéis hacer? ¿La mejor versión? ¿Las mejores ideas? ¿Las soluciones más creativas? ¿Habéis subido el listón y superado las expectativas de todos? ¿O simplemente lo habéis “terminado a tiempo”?
El problema de llegar siempre justo es este: no dejáis margen a la CALIDAD. No hay tiempo para mejorar detalles, cambiar cosas por otras mejores, optimizar y afinar, aportar soluciones distintas, recortar recursos o incluir algo nuevo que nadie espera. Lo que hagáis no será lo mejor que podríais hacer. Simplemente cumpliréis. Y como el proyecto se ha terminado, entregado y lanzado a tiempo, os diréis: «somos la leche, hemos llegado a tiempo».
En un equipo muchas veces la Mediocridad va haciendo una curva descendente tan imperceptible que casi nadie lo ve. Hasta que es demasiado tarde.